Ett bra sätt att bli effektivare på möten är att ta anteckningar direkt. Det här är däremot något som kan skapa frustration/avundsjuka, då du dels kommer bli effektivare än andra och dels kommer att ha din dator igång på möten. Stå emot belackarna, och skapa en effektivare möteskultur!

Genom att ta anteckningar direkt, samt att visa dem för alla på mötet är ni direkt överens om vad som sagts, och du slipper problemet med tappade bollar bara för att alla antecknar ”sin egen” lilla bit av verkligheter.

Ett bra mötesprotokoll kan du faktiskt skriva innan mötet.

Mötesprotokoll

• Förberedelse innan mötet
  Vad förväntas att mötesdeltagarna gjort innan mötet? Dokument de skall läsa, saker de skall tänka på.
   
• Deltagare
  Förtydliga vilka som skall vara med på mötet och vad deras roll är.
• Syfte
  Vad är syftet med mötet? Arbetsmöte, beslutande möte, informationsmöte…
• Mål
  Vad skall ni uppnå med mötet? Koppla detta till förberedelserna
• HGV
  Hur Gå Vidare – hur går ni vidare från mötet? När du förbereder dig skriver du även denna punkt, men skicka inte ut den. Skriver du punkter här kommer du bli förvånad av hur ofta ni faktiskt kommer fram till det du skrivit. Detta är punkter som beskriver hur ni går vidare, vem gör vad.
• NGV
  När Gå Vidare – när skall saker göras efter mötet. Se även HGV. Detta är alltså datumsatta punkter som skall vara klara till ett visst datum eller som inte kan göras förens ett visst datum
• Actionpunkter
  Vad behöver göras till nästa möte eller nästa avstämning? Se även HGV. Det kan vara så att man tar en action först när vissa andra saker inträffat, och de skriver du upp här.
• Övrigt
  Allt annat som inte passar ovan.

Som du ser är protokollet likt en kallelse, och börjar du med att skriva kallelsen på detta sätt kommer all aveta vad som förväntas av dem innan mötet. På så sätt blir mötet effektivare.

Noteringar behövs från möten. Du bestämmer själv om du vill vara effektiv eller om du vill få saker att landa mellan stolarna

Skriver du dessutom in vad du vill innan mötet (behåll dessa anteckningar för dig själv) kommer du förberedd till mötet och kan styra mötet dit du vill. Är du förberedd innan (tar oftast inte särskilt lång tid att förbereda sig) blir du effektivare och kan använda tiden innan mötet till annat än att läsa på.

Genom att använda HGV (Hur Gå Vidare) och NGV (När Gå Vidare) samt Actionpunkter så får du med aktivitter som är tidsberoende, personberoende och sådant som är beroende av att annat skall hända.

Gå igenom anteckningarna från mötet på mötet (tar ca 5 min extra) och maila ut det direkt till alla innan ni avslutar mötet. På så sätt är du klar med anteckningarna när mötet är slut och alla kommer vara avundsjuka på dig för att du är så effektiv.

Det kan kännas överdrivet att skriva anteckningar/noteringar/protokoll på detta sätt – men faktum är att du kommer bli effektivare och folk kring dig kommer bli effektivare. Du kommer alltså regissera andras framgång och som chef är det oerhört viktigt för din framgång. Gör man andra ord denna teknik till en vana kommer du bli effektivare. 

Nu har du kommit ytterligare lite närmare svart bälte i effektivitet